Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO là một trong những điều vô cùng quan trọng. Tổ chức có phát triển, tăng hiệu quả kinh doanh và tạo dựng hình ảnh thương hiệu được hay không? Điều đó phụ thuộc nhiều vào quá trình phát triển hệ thống quản lý chất lượng và cách thức thực hiện nó trong chính công ty của bạn.
Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO là gì?
Hệ thống quản lý chất lượng (tên tiếng anh: Quality management system) được định nghĩa là một hệ thống quản lý bao gồm nhiều điều kiện khác nhau được áp dụng với mục tiêu đáp ứng các chính sách và yêu cầu của mục tiêu chất lượng được gợi ý.
Tất cả quy trình thực hiện, quy trình, tài liệu, v.v. đều có thể được chỉ định làm điều kiện. Hệ thống này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp định hướng hoạt động tốt hơn, mang lại chất lượng sản phẩm cao hơn, đáp ứng nhu cầu của người dùng và xã hội.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn của các công ty chứng nhận ISO quy định rõ các yêu cầu mà hệ thống quản lý chất lượng phải đáp ứng và tuân theo, áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp và tổ chức dù lớn hay nhỏ. Các tiêu chí này được viết một cách chung chung để bất kỳ công ty nào cũng có thể thực hiện chúng theo cách thức đúng đắn và dễ chấp nhận nhất.
Như vậy, thực hiện xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO là hành vi thực hiện việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp nhằm đáp ứng các yêu cầu ISO 9001 đã được thiết lập rõ ràng, phù hợp với năng lực và khả năng của doanh nghiệp và quy mô của đơn vị
Lợi ích của việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như các doanh nghiệp lớn, được hưởng lợi từ hệ thống quản lý chất lượng ISO, cho phép họ cạnh tranh trên thị trường toàn thế giới.
Sau đây là mười ưu điểm của việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO:
- Khách hàng sẽ đánh giá cao uy tín và sự tin tưởng của bạn.
- Hỗ trợ việc công nhận thương hiệu của bạn trên toàn cầu.
- Mở rộng thị trường xuất khẩu sản phẩm của bạn.
- Hỗ trợ các công ty trong việc xác định các phương pháp hay nhất.
- Hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ cạnh tranh bình đẳng với các tập đoàn lớn hơn.
- Hướng tới tăng hiệu quả trong quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Mở rộng cơ hội kinh doanh của bạn.
- Cung cấp lợi thế cạnh tranh.
- Hỗ trợ các công ty trong việc mở rộng của họ.
- Phát triển một ngôn ngữ chung có thể được sử dụng trong các ngành công nghiệp.
8 Bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO
- Bước 1: Nghiên cứu tiêu chuẩn và xác định phạm vi ứng dụng
Đầu tiên, trước khi bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO, điều quan trọng là phải hiểu được tầm quan trọng của việc duy trì và phát triển. Để hỗ trợ hoạt động quản lý của họ và mang lại lợi ích hữu hình cho tổ chức, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải định hướng các hành động của hệ thống, đặt ra các mục tiêu và phạm vi áp dụng.
- Bước 2: Thành lập ban chỉ đạo để giám sát việc thực hiện dự án ISO
Vì việc thực hiện xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO là một công việc lớn nên các doanh nghiệp phải tổ chức và quản lý nó một cách hiệu quả. Một nhóm chỉ đạo ISO, bao gồm các thành viên quản lý và đại diện từ các bộ phận trong phạm vi áp dụng ISO, nên được thành lập tại công ty. Một đại diện quản lý chất lượng phải được chỉ định để lãnh đạo việc thực hiện hệ thống quản lý ISO và báo cáo về các hành động của hệ thống đó với ban giám đốc.
- Bước 3: Đánh giá hiện trạng của công ty và so sánh với định mức ngành
Đây là bước đầu tiên để so sánh tình trạng hiện tại của doanh nghiệp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO, xác định những yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào mà tổ chức đã có và mức độ mà tổ chức đang được đáp ứng. Trường hợp và những hành động nào không có sẵn để tạo ra một chiến lược thực hiện hoàn chỉnh. Sau khi đánh giá tình hình, tổ chức có thể xác định những gì cần phải thay đổi hoặc bổ sung để làm cho hệ thống chất lượng trở nên phù hợp hơn.
- Bước 4: Tạo hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO và ghi lại hệ thống đó
Để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO, cần thực hiện các điều chỉnh hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá tình trạng. Điều quan trọng là phải xuất trình và hoàn thành các giấy tờ phù hợp với các tiêu chuẩn của tiêu chuẩn, ví dụ:
- Tạo một cuốn sổ tay chất lượng cao.
- Tất cả các quy trình và thủ tục liên quan phải được lập thành văn bản.
- Tạo hướng dẫn công việc, quy định và bất kỳ quy định nào khác được yêu cầu.
Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO, một yếu tố mà tất cả các doanh nghiệp đều bỏ qua là:
- Hệ thống tài liệu sẽ giúp bạn dễ dàng lưu, truy cập và sử dụng hơn nếu cấu trúc được định dạng và chuẩn hóa.
- Đánh giá rủi ro và lợi thế của các hoạt động để lập danh sách các công việc phải được biên soạn để kiểm soát, giúp đơn giản hóa hệ thống tài liệu vừa đủ để sử dụng, không bị thừa hoặc thiếu mà vẫn kiểm soát được tất cả các mối nguy trong kinh doanh.
- Bước 5: Triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
Để chứng minh tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống, tổ chức phải đưa nó vào thực tế. Các hoạt động cần phải được hoàn thành trong bước này:
- Làm cho tất cả nhân viên trong công ty hiểu biết về tiêu chuẩn ISO.
- Hướng dẫn nhân viên thực hiện theo các quy trình và thủ tục đã được viết ra.
- Xác định vai trò và trách nhiệm, bao gồm cả những ai sử dụng tài liệu nào và cách họ hoàn thành các hoạt động cũng như nhiệm vụ được nêu trong phương pháp.
- Việc đánh giá sự phù hợp của hệ thống nội bộ cần được tổ chức và cần giải quyết sự không phù hợp.
- Tổ chức cuộc họp để thảo luận về kết quả của việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.
- Bước 6: Đánh giá nội bộ và chuẩn bị đánh giá chứng nhận
Các bước sau được bao gồm trong quá trình chuẩn bị đánh giá chứng nhận xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO:
- Đánh giá trước chứng nhận: Đánh giá trước chứng nhận xác định liệu hệ thống của một công ty có đạt chuẩn và được triển khai đúng cách hay không, cũng như bất kỳ vấn đề nào cần được giải quyết. Đánh giá trước chứng nhận có thể được thực hiện bởi công ty hoặc bởi một cơ quan bên thứ ba.
- Việc lựa chọn một tổ chức chứng nhận bao gồm các bước sau: Một tổ chức được công nhận để thực hiện đánh giá và chứng nhận tuân thủ các tiêu chuẩn ISO được gọi là tổ chức chứng nhận (đôi khi được gọi là bên đánh giá độc lập thứ ba). Tổ chức chứng nhận càng có nhiều cơ quan công nhận thì tổ chức đó càng có uy tín và sự công nhận quốc tế.
- Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận
Để thiết lập một hệ thống hiệu quả nhằm tăng thêm giá trị đích thực, tổ chức sẽ chọn một cơ quan chứng nhận đáng tin cậy. Sau đó, hệ thống của công ty phải chịu sự đánh giá chứng nhận xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO chính thức của tổ chức chứng nhận đã chọn.
- Bước 8: Duy trì hệ thống
Tại thời điểm này, phải thực hiện hành động để giải quyết bất kỳ mối quan tâm chưa được giải quyết nào được phát hiện trong quá trình đánh giá chứng nhận, cũng như tiếp tục thực hiện các biện pháp khắc phục theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến hệ thống. Hệ thống quản lý của công ty.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin về xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO. Bên cạnh đó, công ty VIETNAM CERT còn cung cấp các chứng nhận ISO, hợp chuẩn, hợp quy cho các doanh nghiệp. Nếu bạn đang quan tâm đến vấn đề này thì hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn sớm nhất.
TRUNG TÂM KIỂM ĐỊNH VÀ CHỨNG NHẬN VIỆT NAM
Trụ sở: 51 đường số 2, Khu đô thị Vạn Phúc, P.Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
CN1: Lô 8 khu đô thị mới Định Công, P. Định Công, Quận Hoàng Mai, Hà Nội
CN2: Tổ dân phố Tây Trinh, P.Kỳ Trinh, Thị xã Kỳ Anh, Hà Tĩnh
Hotline: 0886.11.12.18 hoặc 0945.46.40.47
Email: info@vietnamcert.vn
Web: www.vietnamcert.vn
THAM KHẢO THÊM CÁC BÀI VIẾT SAU:
Chứng nhận tiêu chuẩn gạch Mosaic theo TCVN 8495
Chứng nhận hợp chuẩn keo dán gạch gốc xi măng TCVN 7899-2 : 2008
ISO là gì? Tìm hiểu về tiêu chuẩn ISO và chứng nhận ISO
